Sebastian Eßling
Verantwortet IT für HR-Transformation bei mindsquare. Schreibt über Digitalisierung, KI und Daten im HR.
DIGITALISIERUNG
Warum die meisten HR-Digitalisierungsprojekte das Falsche optimieren
Die meisten HR-Digitalisierungsbudgets fließen darin, Formulare durch Formulare zu ersetzen. Die Projekte, die wirklich etwas verändern, fangen ganz woanders an.
Jedes HR-Digitalisierungsprojekt, an dem ich beteiligt war, beginnt mit derselben Folie: links ein unübersichtlicher, manueller, formularlastiger Prozess, rechts ein sauberer, automatisierter Self-Service-Workflow. Eine gute Folie. Und meistens zielt sie auf das Falsche.
Der Reflex ist nicht unvernünftig. Urlaubsanträge auf Papier und Onboarding-Checklisten mit vierzig Schritten sind ein dankbarer Bösewicht, und sie in einen Workflow zu überführen fühlt sich nach echtem Fortschritt an — weil es das ein bisschen auch ist. Aber ich habe genug dieser Projekte live gehen sehen, mitsamt Townhall und Applaus, und sechs Monate später alle still enttäuschen, um diesem Gefühl weniger zu trauen als früher.
Die Formulare waren nie das Problem
Einen Prozess zu digitalisieren heißt nicht, ihn zu hinterfragen. Es konserviert die Logik, die Ausnahmen und die Freigabepolitik, die ohnehin schon eingebacken waren, und rendert sie nur schneller und in besserer Typografie.
Wenn drei Menschen einen Versetzungsantrag freigeben mussten, aus Gründen, an die sich niemand erinnert, dann routet das neue System ihn jetzt eben an drei Freigebende parallel — was technisch eine Verbesserung ist und exakt genauso unnötig wie vorher.
Ein digitalisierter kaputter Prozess bleibt kaputt. Er lässt dich denselben Fehler nur schneller machen, an mehr Stellen, in besserer Formatierung.
Deshalb erreichen so viele Digitalisierungsprojekte ihren Go-live-Termin, bekommen ihren Applaus, und dann bleibt die Nutzung still stehen. Das System funktioniert. Es automatisiert nur etwas, das die Leute gar nicht automatisiert haben wollten — sie wollten es weg, neu gedacht, oder in einer ganz anderen Verantwortung.
Wohin der Aufwand tatsächlich fließt
Über die Projekte hinweg, die ich aus der Nähe gesehen habe, ist die Aufteilung bemerkenswert konstant — und sie beruht auf nichts Wissenschaftlichem, sondern ist ein Muster, das mir immer wieder begegnet.
Die beiden kleinen Balken sind fast jedes Mal die, die entscheiden, ob das Projekt als Wendepunkt in Erinnerung bleibt oder als „das System, um das wir herumarbeiten mussten”.
Was wirklich etwas bewegt
Nichts davon ist exotisch. Bring das darunterliegende Datenmodell in Ordnung — die Positionshierarchie, die Kostenstellenzuordnung, das Feld, für das sich niemand zuständig fühlt — bevor du drumherum automatisierst, sonst bekommst du nur schneller falsche Antworten. Behandle Change Management als echten Arbeitsstrom mit eigenem Budget und eigener Zeitschiene, nicht als Kommunikationsaufgabe, die im letzten Sprint dazwischengeschoben wird. Und miss den Erfolg daran, was Menschen drei Monate nach Go-live tatsächlich anders machen, nicht daran, ob der Go-live am Datum aus der Lenkungskreis-Präsentation stattgefunden hat.
Nichts davon macht sich auf einer Projektfolie so gut wie ein neues Self-Service-Portal. Aber es ist der Unterschied zwischen einem System, das angenommen wird, und einem, das geduldet wird — und nach genug dieser Projekte ist das die einzige Kennzahl, der ich noch traue.